Visselblåsarpolicy

Visselblåsarpolicy
Arena för Utveckling Sequitur AB (nedan ”AFU”) strävar efter en öppen och transparent företagskultur.

I enlighet med den s k visselblåsarlagen – lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden – har vi inrättat flera kanaler för rapportering av allvarliga missförhållanden inom ramen får vår verksamhet. Vårt digitala visselblåsarverktyg möjliggör både öppen och anonym rapportering.

Att visselblåsa på något av de sätt som beskrivs nedan är ett komplement till våra vanliga interna kommunikationsvägar. Om du som anställd misstänker ett allvarligt missförhållande ska du i första hand känna dig helt trygg med att kontakta din chef eller chefs chef. Alternativt prata med HR-avdelningen om du föredrar det.

1) Vem kan använda visselblåsarsystemet?
Visselblåsarsystem är till för den som vill slå larm om ett arbetsrelaterat missförhållande av allmänintresse inom en verksamhet som han eller hon är, har varit eller kan komma att vara verksam i. AFU:s system kan bland annat användas av nuvarande och tidigare anställda, av arbetssökande, praktikanter och konsulter.

Enligt lag ska det finnas möjlighet att rapportera anonymt. I vårt digitala system kan du välja att ge oss uppgifter om din identitet eller att vara helt anonym. Oavsett vad du väljer då behandlas anmälningar konfidentiellt och av ett begränsat antal personer inom AFU.

2) Vad kan jag rapportera om?
Känner du till eller misstänker ett allvarligt missförhållande, lag- eller regelbrott så uppmanar vi dig att rapportera det till oss som ett visselblåsarärende.

För att anmälan ska omfattas av lagen ska de händelser som rapporteras vara av allmänt intresse. Det innebär att det ska finns ett större intresse än det rent personliga av att missförhållandet görs känt för en bredare krets än bara företagsledningen. Exempel på missförhållanden som kan vara av allmänt intresse är:

1. Ekonomisk brottslighet såsom korruption och mutor, penningtvätt, stöld och bedrägerier
2. Överträdelser av konkurrensrättslig lagstiftning såsom fastställande av priser eller andra otillåtna samarbeten med konkurrenter
3. Stora brister i säkerheten på arbetsplatsen eller produktsäkerhetsbrister
4. Allvarliga miljöbrott
5. Överträdelser av AFU grundläggande värderingar enligt vår värdegrund
6. Systematisk diskriminering eller trakasserier på arbetet

Beskriv gärna så detaljerat och noggrant som möjligt vad som har hänt. Vårt digitala vissel-blåsarsystem gör det även möjligt att bifoga exempelvis bilder och ljudfiler.

3) Visselblåsarsystemet ska inte användas för
Visselblåsarlagen är som regel inte tillämplig på rapportering av problem som endast berör en enskild persons arbets- eller anställningsförhållanden.

Personalärenden såsom missnöje med ledarskapet, kollegor, schemaläggning eller anställ-ningsvillkor möter som regel inte kravet på allmänintresse och bör därför inte rapporteras genom visselblåsarfunktionen.

För arbetsrättsliga frågor bör du istället vända dig till HR-avdelningen, din närmaste chef eller ditt skyddsombud. Är du medlem i facket kan du istället vända dig till ditt fackförbund.

4) Hur rapporterar jag?

4.1 Skriftlig anmälan
Vill du göra en skriftlig anmälan så hänvisar vi till vår digitala visselblåsarkanal. Den är tillgänglig dygnet runt året om.

Rapporterna tas emot av advokater vid L&L Advokatbyrå AB för att säkerställa anonymitet och oberoende. Även den tekniska lösningen tillhandahålls av en extern partner – Colix Systems – för att säkerställa anonymitet. Alla meddelanden inom ramen för systemet är krypterade och inga IP-adresser eller metadata sparas.

Tänk på att bara inkludera känsliga personuppgifter i din rapport om det är nödvändigt för att beskriva ditt ärende. Med känsliga personuppgifter avses uppgifter om etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i en fackförening, hälsa, en persons sexualliv eller sexuella läggning samt genetiska och biometriska uppgifter.

När du skickar rapporten får du en personlig kod (en krypteringsnyckel) till ditt ärende. Koden kan du använda för att logga in i systemet på nytt och komplettera din anmälan eller läsa vilka åtgärder som dina uppgifter har föranlett. Det är viktigt att du kopierar och sparar din kod annars kan du inte följa ditt ärende.

Vi uppmuntrar dig att logga in i systemet efter någon vecka och se om du fått några frågor från handläggaren. I vissa fall kan vi ha svårt att gå vidare med en utredning utan mer information från anmälaren.

Vill du inte använda visselblåsarsystemet kan du välja att skicka e-post till L&L Advokatbyrå på visselblasning@landl.se. Skriv i så fall gärna ”Visselblåsning AFU” i ämnesraden.

4.2 Muntlig rapportering
Om du föredrar att rapportera muntligt via telefon eller vid ett personligt möte kan du kontakta L&L Advokatbyrå AB under kontorstid på tfn 08-21 31 00. Säg att du vill prata med visselblåsarfunktionen. Ansvariga kontaktpersoner är advokaterna Ann Nilsson och Mårten Lundmark.

4.3 Externa visselblåsarkanaler
Vi uppmuntrar dig att alltid i första hand rapportera om missförhållanden internt på något av de sätt som beskrivits ovan. Men om det av något skäl inte kan ske eller är olämpligt så finns en möjlighet till extern rapportering.

Med extern rapportering avses att rapportering sker direkt till en svensk myndighet eller till någon av EU:s olika institutioner. Regeringen har utsett de myndigheter i Sverige som är skyldiga att upprätthålla externa rapporteringskanaler. Hela listan hittar du på Arbetsmiljö-verkets hemsida https://www.av.se/om-oss/visselblasarlagen/extern-rapporteringskanal/lista-over-myndigheter-med-ansvar-enligt-ansvarsomrade-enligt-forordning-2021949/.

5) Medvetet oriktiga anklagelser
Vi ber dig att använda systemet ansvarsfullt. Den som visselblåser ska ha skälig anledning att anta att uppgifterna som lämnas är sanna. Du behöver inte ha bevis för dina misstankar, men alla rapporter ska lämnas i god tro.

Anklagelser som görs med skadligt uppsåt eller med vetskap om att uppgifterna är falska skyddas inte av lagen och ses som ett missbruk av systemet.

6) Vad händer med min anmälan/rapport?
Ärenden som kommer in i systemet tas emot och handläggs enligt en fastställd rutin.

L&L Advokatbyrå tar emot de rapporter som kommer in genom visselblåsarverktyget, gör en initial bedömning av ärendet och informerar en begränsad krets personer vid AFU som har utsetts att hantera och utreda de rapporter som kommer in. Visselblåsargruppen består av HR-ansvarig, VD och affärsområdeschef/verksamhetsansvarig. Rör det sig om ett vissel-blåsarärende i lagens mening genomförs en utredning. Vid behov anlitas advokaterna på L&L eller annan extern expertis för att medverka i utredningen.

När utredningen är klar och senast efter tre månader kommer du att få besked om vilka åtgärder som vidtagits i anledning av din rapport.

Skulle det vara så att din rapport inte är en visselblåsning i lagens mening utan avser ett personalärende eller liknande så kommer den självklart ändå att tas om hand på lämpligt sätt, av HR-ansvarig eller annan person vid AFU.

7) Vilket skydd har jag som visselblåsare?
Lagstiftningen skyddar dig som visselblåsare. För en fullständig lista på dem som skyddas av lagen hänvisar vi till 1 kap 8 § i visselblåsarlagen.

Skyddet innebär att en visselblåsare som med goda intentioner avslöjar eller belyser missför-hållanden av allmänintresse inte får drabbas av några negativa konsekvenser (repressalier) eller hållas ansvarig för att ha brutit mot sin tystnadsplikt. En arbetsgivare får inte heller hindra eller försöka hindra en visselblåsning. Exempel på otillåtna repressalier skulle vara att du får mindre kvalificerade arbetsuppgifter, ändrade villkor och förmåner eller blir hotad eller mobbad på grund av att du visselblåst.

Exempel på tystnadsplikt som får åsidosättas är sådan som följer av ett sekretessavtal eller lagstadgad tystnadsplikt som inte är kvalificerad. Ansvarsfriheten medför inte rätt att lämna ut handlingar. Om personen som lämnar rapporten, genom att skaffa eller att ha tillgång till informationen, gör sig skyldig till brott så gäller inte heller ansvarsfrihet enligt visselblåsar-lagen.

Visselblåsarlagens skydd utgör ett komplement till andra befintliga former av skydd, bland annat den s k meddelarfriheten och efterforskningsförbudet som under vissa förutsättningar följer av tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen och skyddet för anställningen enligt lag (1982:80) om anställningsskydd.

Lagens skydd gäller även vid offentliggörande av information eller med andra ord när någon gör uppgifter allmänt tillgängliga t ex via media. Tänk dock på att det som huvudregel förutsätter att du först rapporterat internt eller externt till en myndighet men att ingen lämplig åtgärd har vidtagits inom tre månader eller om det finns en uppenbar fara för liv och hälsa. För mer information om förutsättningarna för offentliggörande hänvisar vi till lagtexten.

8) Personuppgiftsbehandling
När du rapporterar ett allvarligt missförhållande och väljer att vara öppen med din identitet behöver vi behandla dina personuppgifter. Behandlingen krävs bland annat för att vi ska kunna ta emot din rapport, ha kontakt med dig under ärendets gång och för att vi ska kunna lämna en återkoppling till dig. Har du valt att vara helt anonym har vi inga andra personupp-gifter om dig än dem som du eventuellt lämnar i rapporten.

Arena för Utveckling Sequitur AB, org nr 556736-1075, Tulegatan 27, 113 53 Stockholm är personuppgiftsansvarig och behandlar personuppgifter i enlighet med visselblåsarlagen och GDPR.

Vi är enligt lag skyldiga att ta emot och behandla rapporter om missförhållanden. Grunden för personuppgiftsbehandlingen är alltså att vi behöver uppfylla våra rättsliga förpliktelser. Samtycke kan utgöra den lagliga grunden för personuppgiftsbehandlingen om du lämnat din rapport muntligen och i samband med det samtyckt till inspelning.

Uppgifterna sparas i visselblåsarsystemet så länge ärendet pågår. Uppgifter som uppenbart saknar betydelse för ärendet kommer dock att raderas omgående. Övriga personuppgifter gallras senast 2 år efter att ärendet har avslutats, om inte uppgifterna behöver bevaras enligt lag.

9) Frågor
Har du ytterligare frågor angående hur vi hanterar visselblåsarärenden är du välkommen att kontakta L&L Advokatbyrå på visselblasning@landl.se eller telefon 08-21 31 00.